机关的工作活动是有一定的规律，如开展一项工作，总是预先有计划、有布置、中间督促、有检查、最后有总结、有汇报等（这是一个完整的工作，材料要收全，又要有规律的排列，今后便于查找）
通过鉴定，首先确定文件材料归与不归的范围，其次是给归档范围内文件材料划保管期限，再次是按不同的保管期限相对集中排列。
遵循文件的形成规律，保持文件间的有机联系是整理的原则，“便于保管利用”是整理原则的基本标准。按规定做好每个环节，对档案利用将会提供方便，总之整理档案的目的最终是为了利用。
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